En esta sección verás cómo se elabora un plan de auditoría interna y varios métodos para redactar las no conformidades encontradas en la auditoría.

Cómo elaborar el plan de auditoría interna.

La realización de una auditoría interna efectiva depende en gran medida de un plan de auditoría interno sólido y bien desarrollado. Un buen plan de auditoría es esencial para garantizar que se aborden todos los aspectos relevantes y que la auditoría se lleve a cabo de manera eficiente y eficaz.

¿Qué es un plan de auditoría interna?

Un plan de auditoría interna es un documento que detalla cómo se llevará a cabo la auditoría interna. Generalmente, incluye detalles como los objetivos de la auditoría, el alcance de la auditoría, los criterios de la auditoría, los métodos de auditoría, los recursos necesarios y el cronograma de la auditoría.

Cómo elaborar un plan de auditoría interna.

Elaborar un plan de auditoría interna no es una tarea que debe tomarse a la ligera. Requiere una consideración cuidadosa y un enfoque metódico. Veamos los pasos que puedes seguir para elaborar un plan de auditoría interna.

1. Definir los objetivos de la auditoría. El primer paso para elaborar un plan de auditoría interna es definir los objetivos de la auditoría. ¿Qué quieres lograr con la auditoría? Los objetivos pueden variar desde verificar la conformidad con una norma específica, hasta identificar oportunidades para la mejora continua.

2. Establecer el alcance de la auditoría. Una vez que hayas definido los objetivos de la auditoría, debes establecer el alcance de la auditoría. ¿Qué partes de la organización o qué procesos serán auditados? El alcance de la auditoría debe ser lo suficientemente amplio para cubrir los objetivos de la auditoría, pero no tan amplio que la auditoría se vuelva inmanejable.

3. Definir los criterios de la auditoría. El siguiente paso es definir los criterios de la auditoría. Los criterios de la auditoría son las políticas, procedimientos o requisitos contra los que se comparará el desempeño de la organización. Estos podrían ser requisitos de una norma específica, políticas internas de la organización o requisitos legales y reglamentarios.

4. Determinar los métodos de auditoría. Luego, debes determinar los métodos de auditoría que utilizarás. Los métodos de auditoría podrían incluir cosas como la revisión de documentos, la observación de las operaciones o las entrevistas con el personal. Los métodos de auditoría que elijas deben ser adecuados para los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría.

5. Asignar recursos. Después de definir los métodos de auditoría, debes asignar los recursos necesarios para la auditoría. Esto podría incluir la selección de los miembros del equipo de auditoría, la programación del tiempo para la auditoría y la asignación de otros recursos necesarios, como los equipos o el acceso a la información.

6. Crear un cronograma. El último paso en la elaboración de un plan de auditoría interna es crear un cronograma para la auditoría. El cronograma debe detallar cuándo se llevarán a cabo las diversas actividades de la auditoría, incluyendo la preparación de la auditoría, la realización de la auditoría y la elaboración del informe de la auditoría.

Ejemplo de elaboración de un plan de auditoría interna.

Para ilustrar cómo podrías elaborar un plan de auditoría interna, imaginemos que eres un auditor interno que está planeando una auditoría del sistema de gestión de calidad de la organización.

Primero, definirías los objetivos de la auditoría. En este caso, los objetivos podrían ser verificar la conformidad con la norma ISO 9001 e identificar oportunidades para mejorar el sistema de gestión de calidad.

Luego, establecerías el alcance de la auditoría. Decides que la auditoría cubrirá todos los procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad, incluyendo el diseño del producto, la producción, las ventas y el servicio al cliente.

Después, definirías los criterios de la auditoría. En este caso, los criterios serían los requisitos de la norma ISO 9001 y las políticas internas de calidad de tu organización.

A continuación, determinarías los métodos de auditoría. Decides que utilizarás una combinación de revisión de documentos, observación de las operaciones y entrevistas con el personal.

Luego, asignarías los recursos para la auditoría. Decides que necesitarás un equipo de tres auditores para llevar a cabo la auditoría, y programas la auditoría para que se realice durante una semana.

Finalmente, crearas un cronograma para la auditoría. El cronograma detalla cuándo se llevarán a cabo las diversas actividades de la auditoría, desde la preparación de la auditoría hasta la elaboración del informe de la auditoría.

Métodos para la redacción de las no conformidades en una auditoría interna.

En el mundo de la auditoría, las no conformidades son hallazgos que indican que un aspecto del sistema que está siendo auditado no cumple con los criterios establecidos. Son, por decirlo de alguna manera, discrepancias entre lo que debe ser y lo que realmente es.

Redactar no conformidades de manera efectiva es una habilidad crucial para un auditor, ya que una no conformidad bien redactada puede ayudar a la organización a identificar y rectificar problemas.

¿Qué es una no conformidad?

Una no conformidad es una situación en la que una organización no cumple con uno o más de los requisitos especificados por los criterios de auditoría. Estos criterios pueden ser requisitos de una norma o regulación, políticas internas de la organización o requisitos contractuales.

Aquí te presento varios métodos que pueden ser útiles al redactar las no conformidades.

1. Método de las 5C.

El método de las 5C es una técnica popular que se utiliza para redactar no conformidades. Las 5C son Condición, Criterio, Causa, Consecuencia y Corrección. Este método es efectivo porque proporciona un formato estructurado que asegura que todos los aspectos relevantes de la no conformidad se aborden. Aquí se detallan cada una de las 5C:

Condición: Es lo que el auditor observó. Esta es una declaración de los hechos tal como los vio el auditor.

Criterio: Son los requisitos que la organización no cumplió. Esto puede ser una norma, política interna, procedimiento, etc.

Causa: Es el motivo por el cual la condición no cumplió con el criterio.

Consecuencia: Son las implicaciones potenciales de la no conformidad.

Corrección: Es lo que debe hacerse para corregir la no conformidad.

2. Método de la evidencia objetiva.

Este método se centra en proporcionar evidencia objetiva para apoyar la no conformidad. La evidencia objetiva puede ser cualquier información que sea verificable y que respalde la afirmación de la no conformidad.

Esto puede incluir registros, declaraciones de testigos, fotos, etc. Este método es efectivo porque proporciona una base sólida para la no conformidad y facilita que la organización entienda y acepte la no conformidad.

3. Método de la declaración clara.

Este método se centra en hacer la declaración de la no conformidad tan clara y directa como sea posible. Esto puede implicar usar un lenguaje sencillo y evitar el uso de jerga técnica. Este método es efectivo porque ayuda a garantizar que la organización comprenda la no conformidad y sepa qué necesita hacer para corregirla.

Ejemplos de redacción de no conformidades.

Para ilustrar estos métodos, considera el siguiente ejemplo. Durante una auditoría de un sistema de gestión de calidad conforme a la norma ISO 9001, el auditor descubre que la organización no ha estado realizando revisiones de gestión anuales como lo requiere la norma.

Aquí te presento cómo se podría redactar la no conformidad utilizando cada uno de los métodos descritos anteriormente.

Método de las 5C: La condición es que no se están realizando revisiones de gestión anuales. El criterio es el requisito de la norma ISO 9001 de realizar revisiones de gestión anuales. La causa es la falta de un sistema para programar y rastrear las revisiones de gestión. La consecuencia es que la alta dirección puede no estar suficientemente informada sobre el rendimiento del sistema de gestión de calidad. La corrección sería establecer un sistema para programar y rastrear las revisiones de gestión.

Método de la evidencia objetiva: El auditor puede presentar registros que demuestren que no se han realizado revisiones de gestión en el último año. Esto proporciona una evidencia objetiva que respalda la no conformidad.

Método de la declaración clara: El auditor puede redactar la no conformidad de la siguiente manera: «La organización no ha realizado revisiones de gestión anuales, como requiere la norma ISO 9001. Es necesario establecer un sistema para programar y rastrear las revisiones de gestión».

Los métodos presentados aquí no son obligatorios, puedes emplear cualquier método que permita identificar la situación problema, el requisito que se está incumpliendo y la evidencia que soporta la no conformidad.