Un plan de acción es un conjunto estructurado de medidas y pasos a seguir para abordar y solucionar las no conformidades, problemas o deficiencias identificadas en un sistema, proceso o actividad.

El propósito principal de un plan de acción es identificar y eliminar la causa raíz de las no conformidades, prevenir su recurrencia y asegurar que se restablezca el control sobre el proceso o actividad.

Análisis de causas.

El análisis de causas se lleva a cabo para incluir los requerimientos del cliente, productos, procesos y procedimientos, habilidades y capacitación del personal, equipos y su calibración. Se evalúa el impacto estableciendo la necesidad de generar acciones para garantizar que no se repitan.

Después de realizar un análisis exhaustivo de todas las causas, se debe discutir la posibilidad de iniciar las acciones necesarias para abordarlas.

Para el análisis de causas se consideran las siguientes metodologías, pero sin limitarse a:

La técnica de los 5 porqués.

Consiste en plantearse la pregunta ¿por qué? hasta encontrar la causa raíz de un problema. La respuesta al primer “¿por qué?” va a generar otro “¿por qué?”, y así sucesivamente. Se deberán resolver mínimo tres porqués, pero de ser necesario se responderán tantos como sea posible hasta llegar a la causa raíz.

Veamos un ejemplo para entender la técnica de los 5 porqués.

No conformidad: Un cliente reporta que encontró un objeto extraño en un producto envasado. A partir de esta situación, se realiza el análisis utilizando la técnica de los 5 Porqués:

1. ¿Por qué se encontró un objeto extraño en el producto envasado?

 Porque se introdujo un elemento no deseado durante el proceso de producción.

2. ¿Por qué se introdujo el elemento no deseado durante el proceso de producción?

Porque el equipo de producción no fue inspeccionado ni limpiado adecuadamente antes de iniciar la producción.

3. ¿Por qué el equipo de producción no fue inspeccionado ni limpiado adecuadamente?

Porque no se siguió el protocolo de inspección y limpieza previo al inicio de la producción.

4. ¿Por qué no se siguió el protocolo de inspección y limpieza?

Porque el personal responsable no recibió la capacitación adecuada sobre la importancia y la ejecución de estos protocolos.

5. ¿Por qué el personal responsable no recibió la capacitación adecuada?

Porque no se ha implementado un programa de capacitación eficiente y periódico en la empresa.

La causa raíz identificada en este caso es la falta de un programa de capacitación eficiente y periódico para el personal, lo que llevó a la no conformidad en el producto envasado. Abordar esta causa raíz mediante la implementación de un programa de capacitación adecuado puede ayudar a prevenir problemas similares en el futuro.

La técnica de la espina de pescado con 6M¢s.

Imagina que tienes un problema en tu línea de producción de alimentos: los productos terminados están llegando al mercado con una calidad inconsistente. Para abordar esta preocupación, recurres a la técnica de la espina de pescado.

Este enfoque se llama así porque el diagrama resultante se asemeja a una espina de pescado, con la línea principal representando el problema y las «espinas» que se ramifican hacia fuera representando las posibles causas.

La técnica de la espina de pescado se basa en el principio de que los problemas no ocurren de forma aislada, sino que son el resultado de múltiples factores interrelacionados.

Al descomponer el problema en diferentes categorías, como personas, métodos, materiales, entorno, maquinaria y medidas, podemos identificar las posibles causas en cada una de estas áreas y comprender cómo interactúan entre sí.

Aplicando la técnica de la espina de pescado en la industria de alimentos.

Ahora, veamos cómo podemos aplicar la técnica de la espina de pescado en la industria de alimentos. Tomemos el ejemplo de un problema común: la contaminación microbiológica en un producto alimenticio. Esta situación puede tener consecuencias graves para la salud del consumidor y para la reputación de la empresa.

Paso 1: Identificar el problema principal.

En el centro del diagrama, escribimos el problema principal: «Contaminación microbiológica en el producto alimenticio».

Paso 2: Identificar las categorías de causas.

A continuación, creamos las «espinas» del diagrama, que representarán las categorías de causas posibles. En el caso de la industria de alimentos, algunas categorías comunes pueden ser: personal, procesos, materias primas, ambiente de producción y equipo.

Paso 3: Desglosar las causas en subcategorías.

Ahora, desglosamos cada categoría en subcategorías relevantes. Por ejemplo, bajo la categoría de personal, podemos tener subcategorías como capacitación, higiene personal y prácticas de manipulación de alimentos.

Paso 4: Identificar las posibles causas en cada subcategoría.

En esta etapa, nos enfocamos en cada subcategoría y generamos una lista de posibles causas que podrían contribuir al problema.

Por ejemplo, bajo la subcategoría de capacitación del personal, podríamos tener causas como falta de formación adecuada, falta de conciencia sobre los procedimientos de seguridad o rotación frecuente del personal sin una capacitación completa.

Paso 5: Analizar las interacciones y determinar las causas raíz.

Una vez que hemos identificado las posibles causas en cada subcategoría, debemos analizar las interacciones entre ellas y determinar las causas raíz. Podemos usar técnicas como el análisis de Pareto, o simplemente el sentido común, que nos ayuda a identificar las causas más significativas y priorizar nuestras acciones correctivas.

Acciones correctivas y preventivas.

Ahora que hemos identificado las causas raíz de la contaminación microbiológica en nuestro ejemplo, es crucial implementar acciones correctivas y preventivas para abordar cada una de ellas. Las acciones correctivas están diseñadas para eliminar o mitigar las causas raíz identificadas. En nuestro ejemplo, algunas acciones correctivas podrían incluir:

• Reforzar la capacitación del personal en prácticas de higiene y seguridad alimentaria.
• Establecer procedimientos claros para la limpieza y desinfección de equipos y áreas de producción.
• Implementar controles de calidad más rigurosos durante todo el proceso de producción.

Es fundamental asegurarse de que las acciones correctivas se implementen de manera efectiva y se sigan de cerca para verificar su eficacia.

Acciones preventivas.

Además de las acciones correctivas, también es importante implementar acciones preventivas para evitar que los problemas vuelvan a ocurrir en el futuro. Algunas acciones preventivas podrían ser:

• Establecer un programa de monitoreo regular para identificar y abordar cualquier desviación temprana.
• Realizar auditorías internas y externas para garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones de seguridad alimentaria.
• Fomentar una cultura de mejora continua, donde los empleados se sientan incentivados a informar cualquier problema o sugerir mejoras.

Estas son las dos técnicas más empleadas para el análisis de causas en la industria de alimentos, pero si deseas explorar otras, en la ISO 31010 puedes encontrar más técnicas para el análisis de causas como:

• Diagrama de Pareto: Esta herramienta gráfica permite analizar la frecuencia de las no conformidades y clasificarlas en función de su impacto en la calidad e inocuidad de los productos. El diagrama de Pareto ayuda a identificar las causas más críticas que, si se abordan, pueden generar mejoras significativas en el sistema.

• Análisis de Árbol de Fallas (FTA, por sus siglas en inglés): El FTA es un enfoque gráfico y deductivo que se utiliza para analizar los posibles eventos y factores que podrían haber contribuido a una falla o no conformidad en un sistema. El FTA permite identificar relaciones causales entre eventos y facilita el desarrollo de soluciones para prevenir la recurrencia del problema.

• Análisis de Modos y Efectos de Falla (FMEA, por sus siglas en inglés): El FMEA es una técnica sistemática y proactiva que se utiliza para identificar y evaluar los modos de falla potenciales, sus causas y efectos en un sistema, proceso o producto. El FMEA ayuda a priorizar las acciones correctivas basándose en el riesgo asociado a cada modo de falla.

Cómo elaborar un plan de acción.

Los planes de acción sirven para el control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Debes llevar registros de la no conformidad con la siguiente información.

1. Identificar el proceso relacionado, el responsable de la gestión y la fecha.

2. Seleccionar el tipo de acción que se va a analizar, siendo:

• Correctiva: Cuando se identificó una no conformidad.
• Preventiva: Cuando estas acciones previenen una posible no conformidad.
• Mejora: Cuando estas acciones potencializan el Sistema de Gestión.

3. Descripción del problema. Cuando sea resultado de una auditoria o revisión por la dirección, se incluirá el hallazgo tal cual como se definió en el informe. Cuando sea el resultado de una reunión o actividad del personal, se recomienda establecer a qué numeral de la ISO 22000, PCC, PPRO o POES está relacionado.

4. Se requiere una corrección. Esta acción deberá ser la actividad ejecutada de inmediato. Se debe describir la corrección y los registros resultantes. Si no es necesario una corrección, incluir No Aplica.

5. Quien detecta el problema y quién será el responsable del plan de acción. En lo posible evitar que sea la misma persona, y si es la misma persona se deberán realizar seguimientos por otra persona con la misma competencia.

6. Análisis de causas. Siempre se debe realizar un análisis de causas para determinar qué la generó, dependiendo la magnitud, la investigación debe ser realizada por alta dirección.

7. Actualizar los riesgos y oportunidades. Revisar en la matriz de riesgos si hay riesgos relacionados con esta no conformidad y verificar si los controles establecidos se están implementado de manera eficaz; si no los hay, evaluar la posibilidad de identificar si esta no conformidad puede ser un riesgo u oportunidad y realizar el respectivo análisis con los controles necesarios para minimizar o eliminar la posibilidad de que se repita.

8. Actualizar el Sistema de Gestión. Evaluar si esta no conformidad afecta la integridad del Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria.

9. Existen no conformidades similares o que potencialmente puedan ocurrir. Si durante la elaboración del plan de acción se identifica que hay no conformidades similares, se deben revisar antes de establecer las actividades del plan de acción.

10. Acciones a tomar. Para abordar la acción con el objetivo de eliminar la causa raíz, es necesario que estas acciones sean claras, que se asigne a un responsable para ejecutarlas, quien deberá tener la competencia y asignar una fecha propuesta para finalizar la actividad, y de esta manera programar el seguimiento.

11. Para aprobar el plan de acción se deberá reunir el personal relacionado a la no conformidad y así evaluar que las acciones a tomar serán efectivas.

12. El líder de calidad llevará a cabo uno o dos seguimientos una vez implementadas las acciones establecidas en el plan de acción. La descripción de los seguimientos debe ser lo suficientemente clara y precisa para que permita evidenciar la forma cómo se llevó a cabo la actividad: qué se hizo, cuándo se hizo, quién participó y cuáles son los resultados. Los dos seguimientos se deben llevar a cabo durante el año en que se realiza el evento, con el fin de dar cierre al plan de acción.

13. El líder de calidad realiza la verificación de la eficacia, de acuerdo con los resultados de los seguimientos realizados. Para que una acción sea eficaz debe haberse verificado la eliminación de la causa raíz durante los dos seguimientos (100%).

En dado caso que la acción no sea eficaz, se repetirá la actividad. Para la verificación de la eficacia es necesario disponer de la siguiente información:

• Evidencias objetivas: Datos y hechos que demuestran la existencia o veracidad de algo.
• Modo de verificación: Forma de revisar el cumplimiento del plan y las evidencias objetivas.

Formato plan de acción.